販売データの整形業務を効率化するための方法

フォーマットがバラバラなデータをスムーズに整えるための実践的なアプローチや、前処理の時間を削減するための工夫をご紹介します。
Excelの活用法からETLツールまで、現場で「すぐに使える」ヒントをまとめました。

【データ前処理の自動化】を実現する
ためのアプローチ

① データクレンジングの自動化ツールの活用

ExcelのマクロやVBAを利用して、データ整形の処理を自動化できます。
繰り返しの定型作業をスクリプトとして記録し、ボタンをクリックするだけで実行可能にできます。
例えば、列の整形や不要なデータの削除を一括処理できます。

② PythonやRなどのスクリプトによる処理の標準化

バラバラなフォーマットのCSVやExcelデータも、スクリプトで一貫した形式に変換可能。
pandas（Pythonライブラリ）を使えば、「列のリネーム」「不要データの削除」「重複排除」「型変換」などを自動化できます。
社内にスキルがない場合でも、初期テンプレートを作っておけば、属人化を防ぐことができます。

【フォーマット統一】を進める工夫

① フォーマット収集ポリシーの策定

代理店に送付用テンプレートを提供し、入力ルールや例を明記しておくと、回収後の整形が大幅に削減できます。
例えば、「日付はYYYY/MM/DDで統一」「商品名はマスタに基づくコードで記載」など、前提条件を明示します。

② 各代理店のフォーマットをマッピングしておく

各代理店が使う項目と、自社で必要な項目の対応表（マッピング表）を作っておくと、変換処理をスクリプト化しやすくなります。
例：代理店Aの「型番」＝代理店Bの「商品コード」＝自社の「ProductID」など。

【データ連携の高速化】につながる技術

① クラウドストレージ×BIツールの連携

Google Drive や OneDrive に集約 → Power BI や Tableau が自動取り込み、という仕組みを作っておくと、ファイルを置くだけで更新されます。
Power BIには「スケジュール更新」機能があるため、時間指定で自動反映も可能です。

② ETL（Extract / Transform / Load）ツールの活用

Alteryx、Talend、DataSpider などのツールは、GUIベースでデータ変換フローを作成できます。
ファイル形式に応じたルールベース変換が可能で、「バラバラなExcelフォーマット」の取込にも対応できます。

【そもそも加工しなくてよい仕組み】を
構築する視点

① 販売データ入力時に「構造化」させる

WebフォームやGoogleフォームで販売実績を集めれば、はじめからCSV構造のデータとして取得できます。
RPAでExcelファイルの内容を構造化DBに書き込む仕組みも、属人性の低減に有効です。

② マスターデータ連携による一元化

商品名、カテゴリ、地域などをあらかじめマスタ管理しておけば、名称揺れ（例：「関東支社」vs「関東営業所」）を防止できます。
名前の揺れがBIでの集計精度を落とす主因になるため、前処理では最優先で対策すべきポイントです。

 

 

バラバラなデータを効率よく整える小ワザ

代理店ごとに「商品名の列が違う」「日付の書式がバラバラ」「不要なヘッダー行が混在している」など、Excelで扱う販売データの形式が統一されていないと、整形だけで多くの時間を取られてしまいます。こうした状況でも、毎回の手作業を少しでも軽減できるよう、Excelの基本機能だけで実践できる“前処理の時短テクニック”をご紹介します。

【1】必要な列だけを抽出する

「INDIRECT関数」で名前付きセルを呼び出す

代理店ごとに列の並びが違うけれど、「商品名」や「売上金額」など、必要な列だけ使いたいときに便利です。
毎回列番号を手作業で探さなくても、名前で呼び出せます。

＜手法＞

各代理店データの「商品名」の列（例：C列）に名前を付けます。
　→ 例：「商品名_代理店A」
集計用シートでセルに =INDIRECT(“商品名_代理店A”) と入力します。
　→ すると、元データの「商品名」列だけを呼び出せます。

【2】列名の違いを吸収

「MATCH × INDEX関数」で動的に参照

「売上日」「販売日」「日付」など、同じ意味なのに列名が違うときに、列番号を自動で見つけてくれます。
「何列目にあるか分からない列」でも自動で見つけて参照してくれるので、代理店ごとの列順に悩まされなくなります。

＜手法＞

データの1行目（見出し）を対象に、MATCH関数で列番号を取得します。
　→ =MATCH(“販売日”,1:1,0)
INDEX関数で、該当列のデータを取り出します。
　→ =INDEX(2:100,ROW(A1),MATCH(“販売日”,1:1,0))

【3】バラバラな日付表記を統一

「TEXT関数」で書式を整える

「6/1」「2025-06-01」「6月1日」など、見た目も形式も違う日付を1つのフォーマットにそろえます。
日付がバラバラだと並べ替えや集計でトラブルになりがちなので、まず統一が大切です。

＜手法＞

セルに =TEXT(A2,”yyyy/mm/dd”) と入力すると、「2025/06/01」のように統一されます。
もし日付が文字列として扱われている場合、先に =DATEVALUE(A2) を使って日付に変換してから、TEXTで整えると安全です。

【4】データ行だけを抜き出す

「IF関数」で条件抽出

見出しの上に「代理店名」「作成日」などの余計な行があるときに、実際のデータ行だけ抽出できます。
「どこからがデータなのか分かりづらい」Excelでも、自動でスクリーニングできます。

＜手法＞

例：A列が日付になっている行をデータ行とする場合
=IF(ISNUMBER(A2),A2,””)
これで、「数値（＝日付）がある行だけ」を抽出できます。

【5】文字列の金額を数値に直す

「SUBSTITUTE × VALUE関数」

「10,000円」や「¥10,000」のような文字付きの金額を、数値に直して集計します。
見た目は金額でも、Excelが「文字列」と認識していると合計や平均がうまく動きません。この処理で対応できます。

＜手法＞

まず SUBSTITUTE(A2,”円”,””) で「円」を削除します。
さらに SUBSTITUTE(…,”¥”,””) で「¥」も削除します。
最後に =VALUE(…) で数値に変換します。
例：
=VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2,”円”,””),”¥”,””))

【6】代理店別テンプレートを作成

「貼るだけ整形」の仕組み化

毎回同じ代理店からのデータを整形するのに、毎回同じ操作を繰り返している…そんなときにおすすめの方法です。
代理店ごとに1回テンプレートを作れば、次回以降の整形は貼り付けるだけになります。

＜手法＞

各代理店用に、「データ貼り付け用」のシートを作成します。
整形後のシートでは、INDIRECTやINDEXを使って元シートの値を自動取得します。
あとはその代理店のデータをコピペするだけで整形完了です。