上記以外の紙文書も電子化に対応可能です。データ活用基盤と組み合わせることで、全社のナレッジを一元的に検索・活用できる環境を構築します。

SharePointも、Boxも、ファイルサーバーも
複数ストレージを一括で横断検索

オンプレミスや各種クラウドサービスに散在する多様なデータを、横断検索で簡単に見つけ出せます。
ファイルサーバーから、SharePoint、Box等のクラウドストレージまで、一括で横断検索が可能。
さらに、資料内の全文やフォルダ名、パス名からも検索できるため、必要な情報を迅速に探し出せます。

 

データ活用基盤の検索機能

＜キーワード検索＞
→ 特定の単語やフレーズを入力し、関連する情報を素早く取得できます。簡単な操作で、必要なデータを見つけることが可能です。

＜全文検索＞
→ 文書全体を対象に検索を行い、キーワードが含まれるすべての文書を抽出します。文書内の詳細な情報を探す際に有効です。

＜階層検索＞
→ 保存されているストレージ（ファイルサーバー、クラウドストレージ、文書管理システムなど）を指定して検索できます。

＜同義語辞書検索＞
→ あらかじめ異なる名称を統一したキーワードを辞書（属性・タグ）として作成し、その辞書を活用して検索を行います。
　 これにより、表記ゆれを吸収し、一貫したキーワードでの検索が可能になります。

 

関連するドキュメントも検索可能

データ活用基盤にはBI(ダッシュボード)機能も搭載。BIで分析されたデータと紐づけられたドキュメントの検索も可能です。
データと関連する文書を横断的に検索することで、特定の数値や指標に基づいた情報を即座に取得できます。
これにより、経験や検索スキルに依存せず、誰でも的確なデータ活用が可能になります。

 

横断検索の活用シーン

カスタマーサポートの問合せ対応強化

製品開発におけるナレッジ活用強化

製造業の品質トラブル対応

 

 

紙文書も、電子化して、全社検索の対象に

社内に保管されている紙文書もスキャンとOCR処理によって電子化し、検索対象に含めることができます。契約書や技術文書、過去の報告書など、これまで探し出すのに時間がかかっていた紙資料も、デジタル化することで全社横断検索の一部として活用可能。
紙に眠るナレッジをデジタル資産に変え、業務スピードと情報活用の幅を広げます。

紙文書の電子化の流れ

1. 前整理

   ファイル等から書類を取り出し、折り伸ばし、付箋はずし

2. スキャン

   専用スキャナーで高精度にスキャン、画像データ化

3. OCR処理

   文字認識でテキストデータ化し、検索可能な状態に変換

4. ファイル名・属性情報付与

   ファイル名や属性情報を付与し、検索性を向上

5. 基盤連携

   電子化した文書も基盤で横断検索できるように設定

 

ナレッジ活用につながる文書例

日々の業務で作成・蓄積される文書の中には、適切に共有・検索できれば組織全体の知識資産として活用できるものが数多くあります。
ここでは、電子化や横断検索の対象とすることで業務効率化や再利用が期待できる代表的な文書を、カテゴリ別にご紹介します。

カテゴリ	文書例
技術・製品関連	技術文書（仕様書・設計資料） 試験データ・評価レポート 図面付随資料（関連文書・改訂履歴） 製品マニュアル・手順書
品質・サポート関連	品質報告書・検査記録 不具合報告・対策書 顧客対応記録・FAQ資料 監査・認証関連書類
企画・管理関連	契約書・申請書類 会議資料・議事録 社内マニュアル・規程類 研修資料・教育コンテンツ

上記以外の紙文書も電子化に対応可能です。
データ活用基盤と組み合わせることで、全社のナレッジを一元的に検索・活用できる環境を構築します。