課題別ご提案例実績の管理や、計画と実績の比較分析における部門間のデータ連携を、より効率的に進められるシステムがほしい。

解決したい課題

業種

製造・メーカー

職種

経営企画/DX推進担当

事業計画の立案や実績の管理、計画と実績の比較分析において、現在は多くのデータをAccessやExcelを使って処理し、各部門とExcelファイルをやり取りしながら進めている。これらの作業や部門間の連携を、もっと効率的に進められるシステムがないかな。

なるほど、現状はAccessやExcelを使って、各部門とファイルをやり取りしながら進めていらっしゃるんですね。確かにそのやり方だと、データの一元管理が難しく、更新の度に手間がかかる上、最新の情報をタイムリーに共有するのが大変ですよね。

たとえば、事業計画の立案フェーズでは、過去の実績データや市場予測データを組み合わせる必要がありますが、複数のデータソースから必要な情報を手作業で統合するのは非常に時間がかかります。また、計画と実績の比較分析では、異なるフォーマットのデータを統一して分析する際にミスが発生しやすく、正確な分析ができない可能性があります。

このような課題に対して、私たちが提案している仮想統合型BIは、各部門が保有するデータを一元的に管理し、リアルタイムでアクセスできるようにすることで、情報共有の効率化や分析の精度向上を実現します。これにより、計画立案や実績管理がスムーズに行えるようになり、全体の業務効率が大幅に改善されます。

まずは、お客様が抱えている具体的な課題やニーズについて詳しくお伺いさせてください。たとえば、現状のデータ管理プロセスや使用されているシステムの詳細、特にExcelのどの部分がボトルネックになっているかなどをヒアリングさせていただきます。これらの情報を基に、最適なソリューションをご提案いたしますので、ぜひ詳細なご要望をお聞かせください。

効率的に進める手法

事業計画の立案や実績の管理、計画と実績の比較分析を効率的に進めるために推奨できる手法はいくつかあります。
例えばこのような手法が挙げられます。

業務プロセスの自動化（RPAの導入）

概要

RPA（Robotic Process Automation）は、定型的でルーチン化された業務をソフトウェアロボットが自動で実行する手法です。これにより、手作業による業務の効率化が図られ、人的ミスの削減や作業時間の短縮が可能になります。特に、データ入力や集計作業、定期的なレポート作成などの業務に効果的です。

手法

RPAツールを導入し、業務フローの分析を行った上で、自動化の対象となる業務を選定します。自動化の対象業務には、定型的な操作が多く含まれる業務プロセスが適しています。たとえば、受注データのシステムへの入力や、毎月の経理データの集計作業をRPAで自動化することが可能です。また、RPAを導入することで、社員はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。

コラボレーションツールの導入

概要

クラウドベースのコラボレーションツールは、複数のユーザーがリアルタイムで共同作業を行うためのプラットフォームです。これにより、地理的に分散したチームや部門間でも、効率的にコミュニケーションを取りながら業務を進めることができます。また、ファイル共有やプロジェクト管理、チャット機能などが統合されているため、業務の円滑な進行が期待できます。

手法

クラウドベースのコラボレーションツールを導入し、社内のコミュニケーションと業務効率を向上させます。これにより、ドキュメントやファイルの共同編集がリアルタイムで可能になり、会議やチャットを通じて即時のフィードバックや情報共有が行えます。また、リモートワーク環境にも対応し、どこからでもアクセス可能な環境を整えることで、柔軟な働き方を支援します。

EUC（End-User Computing）

概要

EUC（End-User Computing）は、エンドユーザーが自身でシステムやアプリケーションを作成し、業務を効率化する手法です。これは特にIT部門に依存せず、業務担当者が直接業務プロセスに適したツールやスクリプトを開発・運用することを指します。代表的な例として、ExcelのマクロやAccessの簡易データベースの作成などがあります。

手法

エンドユーザーが業務に必要なツールやアプリケーションを開発する際、基本的なプログラミングスキルやデータベース操作スキルを持つことが推奨されます。例えば、Excelのマクロを活用して日常業務の自動化を図ったり、Accessを使って小規模なデータベースを構築したりすることが一般的です。また、IT部門がガイドラインを設けることで、セキュリティやデータ整合性を保ちながらEUCを促進することが重要です。

データの一元管理

概要

データの一元管理は、組織内のすべてのデータを一か所に集約し、管理・共有する手法です。これにより、各部門が異なるデータを使って混乱を招くことなく、統一されたデータに基づいて業務を進めることができます。また、データの整合性や最新性を確保しやすくなり、分析や意思決定の質が向上します。

手法

データの一元管理を実現するためには、中央集約型データベースの導入や、データウェアハウスの構築が有効です。これにより、全社的なデータの集約とリアルタイムなアクセスが可能になります。また、データガバナンスを強化し、データの品質管理やアクセス権限の設定を厳格に行うことで、データの信頼性を保ちながら一元管理を推進します。クラウドベースのプラットフォームを利用することで、場所を問わずデータにアクセスできる柔軟な環境を提供することも推奨されます。

業務効率化におけるデータの一元管理の役割

様々な手法がありますが、部門間での連携を効率化するためには、データの一元管理が鍵となります。
一元管理がなぜ重要なのか、どのようにして業務の効率化に寄与するのかを具体的な事例を交えて解説します。

データの整合性と一貫性の向上

課題

各部門で異なるシステムやファイル形式を使用してデータを管理している場合、同じデータが異なるバージョンや形式で存在し、整合性が損なわれるリスクがあります。このような状況では、誤った情報に基づいて意思決定が行われる可能性が高まり、業務の効率が低下します。

改善

データを一元管理することで、全ての部門が同じデータを参照し、最新の情報をタイムリーに共有できるようになります。たとえば、クラウドベースのデータベースを導入し、全社共通のプラットフォーム上でデータを管理することで、各部門が一貫性のあるデータを使用でき、情報の齟齬を防ぐことができます。

データアクセスの効率化

課題

現行の体制では、必要なデータが各部門や担当者の手元に分散しており、データを取得するために多くの時間がかかることがあります。また、必要な情報を得るために、複数のシステムにアクセスする必要がある場合、操作が煩雑になり、業務のスピードが低下します。

改善

一元管理されたデータベースを活用することで、必要な情報を素早く検索・取得できる環境を整えることができます。例えば、部門間で共通のデータベースを用いることで、関連データへのアクセスが一度に可能となり、各部門が必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。

プロセスの自動化

課題

データが複数の場所に分散していると、手動でのデータ入力や転記作業が増え、ミスが生じやすくなります。また、データの重複や更新漏れが発生しやすくなり、業務の効率が著しく低下します。

改善

データが一元管理されている場合、定型的な業務プロセスを自動化しやすくなります。たとえば、データの更新が自動で反映されるワークフローを構築することで、手動での入力作業を削減し、ミスのリスクを低減できます。また、各部門のデータがリアルタイムで同期されるため、業務のスピードアップにもつながります。

データ分析の高度化

課題

各部門が別々にデータを管理している場合、全社的なデータの統合分析が難しくなり、経営層が必要とする全体像を把握することが困難になります。これにより、戦略的な意思決定が遅れ、機会損失が発生するリスクがあります。

改善

一元管理されたデータを基に、全社的なデータ分析を行うことで、部門を超えた統合的なインサイトを得ることができます。たとえば、BIツールを活用して一元管理されたデータを可視化し、リアルタイムでの分析やダッシュボードの作成を行うことで、経営層の迅速な意思決定を支援します。

データガバナンスの強化

課題

データが各部門に散在していると、データのセキュリティやプライバシーに関するリスクが増大します。また、データの品質管理が徹底されないため、信頼性の低いデータに基づいて意思決定が行われる可能性があります。

改善

一元管理されたデータ環境では、データガバナンスを強化するためのルールやプロセスを明確に定め、全社で統一して適用することが容易になります。たとえば、アクセス権限の管理やデータ品質チェックを一元的に行うことで、データの安全性と信頼性を確保し、全社的なデータ活用の基盤を整えます。

データの一元管理は、仮想統合型BIで実現！

業務計画の立案、実績の管理、計画と実績の比較分析を効率的に進める上で、仮想統合型BIは非常に有用です。
組織全体のデータを一元的に管理・分析するための強力なツールです。

まず、仮想統合型BIは、異なる部門やシステムで管理されているデータを仮想的に統合し、一貫したデータビューを提供します。これにより、部門間でデータの整合性が保たれ、同じデータに基づいて業務を進めることが可能となります。また、リアルタイムでデータを同期・更新することで、常に最新の情報を基にした意思決定が行えます。

さらに、仮想統合型BIは、複数のデータソースを統合し、一元的にアクセスできる環境を提供します。これにより、ユーザーは迅速に必要なデータにアクセスでき、業務効率が大幅に向上します。データの可視化やレポート作成が簡単に行えるため、計画と実績の比較分析も容易になります。

また、仮想統合型BIは、業務プロセスの自動化を推進します。手動でのデータ集計や加工の手間を削減し、ヒューマンエラーのリスクを低減します。これにより、社員はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。

加えて、データ分析の高度化を実現することで、全社的なデータを統合的に分析し、より深いインサイトを得ることが可能となります。これにより、経営層の迅速かつ正確な意思決定を支援します。

最後に、仮想統合型BIはデータガバナンスの強化にも貢献します。データの一元管理により、アクセス権限の管理やデータ品質の監視が容易になり、データの安全性と信頼性が向上します。

これらの機能により、仮想統合型BIは、業務計画の立案から実績管理、計画と実績の比較分析まで、すべてのプロセスを効率化し、組織全体のパフォーマンス向上に大きく寄与します。

仮想統合型BIで、業務プロセスの自動化を推進！

BIは、組織が保有するデータを収集・統合し、分析・可視化するためのツールですが、業務プロセスの自動化を推進する役割も持っています。
仮想統合型BIが提供する業務プロセスの自動化について、具体例を紹介します。

データの自動集計と更新

これまで手動で各部門から収集していたデータを、自動的にBIシステムに取り込み、リアルタイムで集計・更新します。たとえば、売上データや在庫データを自動で収集し、毎日更新された最新の情報がダッシュボードに表示されるようにします。ダッシュボードを見ることで、定期的に作成しているレポートが不要になります。

アラート機能の自動化

特定の条件が発生した場合に自動で通知やアラートを発する機能を実装します。たとえば、在庫が一定の水準を下回った場合や、売上が目標を達成した場合に、自動的に担当者にメールやメッセージで通知が送られます。

リアルタイムデータの連携と同期

異なるシステム間でのデータの同期を自動化し、常に最新のデータが利用できるようにします。たとえば、販売システムと会計システムを連携させ、売上データが入力されると同時に会計データも自動的に更新されるようにします。

これらの自動化機能により、仮想統合型BIは、業務のスピードと精度を向上させ、より効率的な運営を実現します。手作業によるデータ処理やレポート作成の時間を大幅に削減し、従業員がより戦略的な業務に集中できる環境を提供します。

データ活用・分析でお困りなら
ジェイ・アイ・エムにおまかせください

01仮想統合型BIツールの提供

仮想統合技術を用いたBIツールのご提供

ジェイ・アイ・エムが提供するBIは仮想統合技術を用いています。
この技術により、異なるデータソースから直接データを取得することが可能。
従来のBIツールと異なり、データウェアハウスの構築が不要で、短期間・低コスト・低リスクでインフラを構築できます。

詳細はこちら

03データ整備・クレンジング

型や表記が不揃いなデータの正規化やクレンジングを代行

BIで活用したいデータの型が不揃い、形式違い、表記違いでお困りなら、導入の前処理として、データ整備・クレンジングを行います。